Datenschutzerklärung

Stand: 03. November 2025

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:

RheinMainTech GmbH
Wilhelm-Theodor-Römheld-Str. 14
55130 Mainz
Deutschland

Handelsregister: Amtsgericht Mainz, HRB50704
Vertreten durch den Geschäftsführer: Sven Kessel

E-Mail: service@rheinmaintech.com

(Nachfolgend „wir“ oder „uns“)

2. Grundsätzliches zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Webseite

a) Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

Browsertyp und die verwendete Version
Das Betriebssystem des Nutzers
Der Internet-Service-Provider des Nutzers
Die IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer URL)

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Funktionsfähigkeit, Sicherheit und Optimierung unserer Webseite.

b) Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um unsere Webseite nutzerfreundlicher zu gestalten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

[Anmerkung: Falls Sie Analyse- oder Marketing-Cookies (z.B. Google Analytics, Matomo) einsetzen, muss dies hier detailliert beschrieben werden. In diesem Fall benötigen Sie eine Einwilligung über ein Cookie-Banner (Consent-Tool), und die Rechtsgrundlage wäre Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Entwurf geht vorerst nur von notwendigen Cookies aus.]

c) Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer Anfrage übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung der Konversation verwendet und gelöscht, sobald der Zweck der Konversation erfüllt ist.

4. Datenverarbeitung bei Nutzung des WilmaGPT Dienstes

a) Öffentliches Test-Interface (Demo-Version)

Wir bieten auf unserer Webseite ein öffentliches Test-Interface an, um die Funktionsweise von WilmaGPT zu demonstrieren.

Zweck der Verarbeitung: Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen Daten (Prompts/Inputs) dient ausschließlich dem Zweck, eine Antwort durch das KI-Modell zu generieren und Ihnen anzuzeigen.
Umfang der Verarbeitung: Wir verarbeiten ausschließlich die von Ihnen aktiv eingegebenen Texte. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, keine personenbezogenen, vertraulichen oder sonstigen sensiblen Daten in das Test-Interface einzugeben.
Keine Speicherung: Die von Ihnen eingegebenen Daten und die daraus generierten Antworten werden nicht gespeichert, nicht protokolliert und nicht für das Training unserer KI-Modelle oder für andere Zwecke verwendet. Sie werden nach Abschluss der Anfrage-Antwort-Sitzung unmittelbar verworfen.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Testen des Dienstes), und basiert somit auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unserem berechtigten Interesse an der Demonstration unseres Produkts gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

b) Registrierung und Nutzung als Vertragskunde (B2B)

Für die Nutzung des vollen Funktionsumfangs von WilmaGPT ist eine Registrierung und der Abschluss eines Vertrages erforderlich.

Zweck der Verarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Registrierungsdaten (z.B. Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift) dient der Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.
Single Sign-On (SSO): Wir verwenden ein SSO-Verfahren, um Ihnen den Zugang zu unserer Webseite und Ihrer privaten Serverinstanz zu erleichtern. Hierbei werden Authentifizierungsdaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Speicherdauer: Wir speichern diese Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. aus dem Handels- und Steuerrecht).

c) Datenverarbeitung auf Ihrer privaten Serverinstanz (Auftragsverarbeitung)

Als unser Kunde nutzen Sie eine dedizierte, private Serverinstanz. Alle Daten, die Sie oder Ihre Mitarbeiter auf diese Instanz hochladen, dort eingeben oder von der KI generieren lassen („Kundendaten“), unterliegen Ihrer alleinigen Kontrolle und Datenhoheit.

Rolle als Auftragsverarbeiter: In Bezug auf personenbezogene Daten innerhalb Ihrer Kundendaten agieren wir als Ihr Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich auf Ihre Weisung hin und zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung.
Zweck und Umfang: Der Zweck und Umfang dieser Verarbeitung wird durch Sie als Verantwortlichen festgelegt. Wir greifen nicht auf Ihre Inhalte zu und nutzen diese unter keinen Umständen für eigene Zwecke, wie z.B. für das Training von KI-Modellen.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Die Details dieser Verarbeitung sind in einem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der zwingender Bestandteil unseres Vertragsverhältnisses ist.
Standort der Verarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Kundendaten findet ausschließlich in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland statt. Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR ist ausgeschlossen.
Löschung: Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle Ihre Kundendaten sowie die gesamte Serverinstanz gemäß den Vereinbarungen im AVV und unseren AGB unwiederbringlich gelöscht.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO): Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, dies mitzuteilen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

6. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.